Pristojni predlošci poruka za zakašnjelo plaćanje za samostalne obrtnike u Ujedinjenoj Kraljevini
Stupnjevana eskalacija - prijateljski poticaj, odlučniji podsjetnik, službena opomena - koja vraća novac bez spaljivanja odnosa. Uz to i odlomak prema Zakonu o zakašnjelom plaćanju koji pristojnu naplatu pretvara u pravnu.
Većina samostalnih obrtnika loše naplaćuje zakašnjele račune. Ili predugo čekaju iz nelagode pa onda ispale nešto što se čita kao prijetnja, ili gnjave već drugi i četvrti dan pa djeluju očajno. Oba pristupa gube i novac i klijente.
Ispravan način je onaj dosadan: stupnjevana eskalacija u kojoj je svaki korak odlučniji od prethodnog, ali ostaje profesionalan, dok se pravna poluga drži u pričuvi dok se pristojne mogućnosti ne iscrpe. Predlošci u nastavku pokrivaju svaki stupanj, od prijateljskog podsjetnika nakon sedam dana do konačne opomene prema Zakonu o zakašnjelom plaćanju.
Napomena o tome što ovaj članak nije: ovo nije pravni savjet, a odlomak prema Zakonu o zakašnjelom plaćanju nije zamjena za odvjetnika kada iznosi postanu ozbiljni. Za većinu samostalnih obrtnika, u većini slučajeva, predlošci su ovdje dovoljni - cilj je naplatiti račun uz očuvan odnos.
Zašto stupnjevana eskalacija djeluje bolje od agresivne naplate
Zakašnjelo plaćanje rijetko je zlonamjerno. Klijent je zauzet, račun mu je promaknuo, knjigovođa je na godišnjem, bankovni nalog je odobren ali nikad izvršen. Većina dospjelih računa zatvori se u roku od tjedan dana od prvog podsjetnika.
Agresivna poruka pri prvom kontaktu - ona koja već prvog dana poimence spominje sud za male sporove - često se izjalovi. Klijent se ukopa, sljedeći se račun plaća još sporije, a vi ste započeli sukob umjesto da ste riješili propust. Stupnjevana eskalacija daje klijentu prostora da ispravi stvaran previd prije nego što razgovor postane teži.
- 7. dan od dospijeća - prijateljski podsjetnik. Ton: pretpostavlja previd, ne odbijanje.
- 14. dan od dospijeća - odlučniji podsjetnik. Ton: potvrđuje da na njihovoj strani nema problema.
- 21. dan od dospijeća - upozorenje na eskalaciju. Ton: signalizira da je sljedeći korak službeni.
- 30. dan od dospijeća - opomena prema Zakonu o zakašnjelom plaćanju. Ton: pravni, ali i dalje profesionalan.
- 45. dan od dospijeća - konačna obavijest prije agencije za naplatu ili malih sporova.
Prijateljski podsjetnik nakon sedam dana
Većina računa koji kasne sedam dana bit će plaćena u roku od 48 sati od ove poruke. Neka bude kratka, topla i neka pretpostavlja najbolje o klijentu. Zadatak je ovog predloška da sleti dovoljno meko da klijentu ne bude neugodno.
- Predmet: "Kratak podsjetnik - račun [broj]"
- Tekst: "Bok [ime], samo kratka bilješka da napomenem kako je račun [broj] za [projekt] dospio [datum] - još ga nisam vidio kako sjeda. Može biti kašnjenje na vašoj ili na mojoj strani, samo sam htio provjeriti. Rado ću ponovno poslati poveznicu za plaćanje ako pomaže: [poveznica]. Hvala, [vaše ime]."
- Zašto ovo djeluje: nula jezika koji optužuje, ponuda pomoći (ponovno slanje) i poveznica za plaćanje koja uklanja muku traženja izvornog računa.
Odlučniji podsjetnik nakon četrnaest dana
Ako poruka sedmog dana nije donijela plaćanje, u igri je nešto više od previda. Klijent možda ima problem s likvidnošću, pitanje o radovima ili namjerno odugovlači. Poruka 14. dana postavlja pitanje izravno, a ipak drži vrata otvorenima.
- Predmet: "Nastavak - račun [broj] (sada 14 dana u kašnjenju)"
- Tekst: "Bok [ime], javljam se u vezi s računom [broj] za [projekt], koji je sada 14 dana nakon roka dospijeća [datum]. Želim se uvjeriti da nema pitanja ili problema na mojoj strani koji zadržava plaćanje - ako mogu bilo što razjasniti, samo javite. Ako je sve u redu, poveznica za plaćanje je ovdje: [poveznica]. Hvala, [vaše ime]."
- Zašto ovo djeluje: iznuđuje odgovor. Ili klijent potvrdi da nema problema (što otežava ignoriranje sljedeće poruke), ili postavi pitanje koje možete riješiti, ili istakne problem s likvidnošću koji otvara razgovor o obročnoj otplati.
Upozorenje na eskalaciju 21. dana
Ovo je poruka koja signalizira da se pristojna faza zatvara. Ton prelazi iz "jesam li nešto propustio" u "sljedeća je poruka službena". I dalje bez prijetnji, bez pravnog jezika - samo jasna oznaka da je situacija otišla dalje.
- Predmet: "Račun [broj] - 21 dan u kašnjenju, potrebno djelovanje"
- Tekst: "Bok [ime], račun [broj] za [projekt] sada je tri tjedna nakon roka dospijeća. Poslao sam dva podsjetnika bez odgovora. Ako je račun podmiren u posljednja 24 sata, molim zanemarite ovu poruku; ako nije, morat ću izdati službenu opomenu prema propisu "Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998" do [datum - obično 30. dan]. Rado bih to riješio bez tog puta - molim javite se. - [vaše ime]"
- Zašto ovo djeluje: daje klijentu jasan rok, imenuje propis, ali ostavlja otvorena vrata za telefonski poziv kojim se stvar rješava. Otprilike trećina dospjelih računa zatvori se u ovoj fazi.
Odlomak prema Zakonu o zakašnjelom plaćanju (pravna poluga)
Propis "Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998" daje vam pravo naplatiti zakonsku zateznu kamatu (8% iznad osnovne stope koju određuje "Bank of England") uz fiksnu naknadu za troškove na dospjelim poslovnim računima. Primjenjuje se između poduzetnika - uključujući samostalne obrtnike koji rade za druge obrtnike ili za društva s ograničenom odgovornošću - ali ne na račune privatnim kućanstvima.
Ne morate to spominjati u prijateljskim podsjetnicima. Svakako biste to trebali spomenuti u službenoj opomeni 30. dana. Već i sam spomen propisa - mirno, poimence - ono je što većinu klijenata koji doista odugovlače pokrene na plaćanje u roku od tjedan dana.
- Standardna formulacija: "Prema propisu "Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998" imam pravo naplatiti zakonsku zateznu kamatu u visini 8% iznad osnovne stope koju određuje "Bank of England", uz fiksnu naknadu za troškove u iznosu od [40 £ / 70 £ / 100 £ ovisno o veličini računa]. Od [datum 30. dana] nadalje ta će se kamata svakodnevno pribrajati nepodmirenom saldu."
- Iznosi naknade: 40 £ za račune do 999,99 £, 70 £ za raspon 1.000-9.999,99 £ i 100 £ za 10.000 £ i više. Ti su iznosi utvrđeni propisom; ne smijete ih napuhavati.
- Ograda: propis se ne primjenjuje na račune koje potrošač duguje poduzetniku. Ako je vaš klijent privatni vlasnik nekretnine, a ne drugi poduzetnik, ne možete se na njega osloniti. Umjesto toga upotrijebite postupak za male sporove ili agenciju za naplatu.
Predložak službene opomene 30. dana
30. dana ton prelazi iz "ovo je neugodno" u "ovo je sada službeno". Predložak je i dalje pristojan - grubost ničemu ne služi - ali jezik je nedvosmisleno pravni dopis, s pozivom na propis, obavijesti o obračunu kamate i konačnim rokom prije sljedećeg koraka.
- Predmet: "Službena opomena za plaćanje - račun [broj]"
- Uvod teksta: "Poštovani [ime], račun [broj] od [datum izdavanja] na iznos od [iznos] £ za [projekt] ostaje neplaćen 30 dana nakon roka dospijeća [rok dospijeća]. Unatoč podsjetnicima poslanima [datum] i [datum], plaćanje nije zaprimljeno niti je postavljeno ikakvo pitanje."
- Tekst - odlomak prema Zakonu o zakašnjelom plaćanju: [ovdje umetnite standardnu formulaciju iz prethodnog odjeljka, s izračunatim i podebljanim stvarnim iznosom kamate i naknade za troškove].
- Tekst - konačni rok: "Ako puno plaćanje u iznosu od [iznos] £ uvećano za naknadu za troškove od [naknada] £ ne bude zaprimljeno do [datum - obično 7-14 dana od ovog dopisa], predat ću predmet agenciji za naplatu potraživanja / pokrenuti postupak pred županijskim sudom bez daljnje obavijesti. Daleko bih radije to riješio izravno - molim javite mi se na [broj] prije tog roka ako to želite. S poštovanjem, [vaše ime]."
- Pošaljite e-poštom I preporučenom poštom s povratnicom ako iznos prelazi 500 £. Potvrda o primitku kasnije postaje dokaz ako budete morali eskalirati.
Kada ponuditi obročnu otplatu, a kada ići ravno na naplatu
Ponekad klijent doista ne može platiti. Obročna otplata vraća novac tijekom vremena, čuva odnos i izbjegava trošak i vrijeme malih sporova. Ali djeluje samo ako je klijent bio iskren o problemu s likvidnošću.
- Ponudite obročnu otplatu ako: je klijent sam pokrenuo pitanje, komunikacija je bila odazivna, vjerujete da je posao u pozadini održiv, a iznos podijeljen na 3-4 mjesečne rate za njega je realan.
- Preskočite obročnu otplatu i idite ravno na naplatu ako: je klijent zašutio, službena opomena je zanemarena, čuli ste istu priču "platit ćemo idući tjedan" tri puta, ili je iznos dovoljno malen da je provizija agencije bolja računica.
- Svaku obročnu otplatu dobijte u pisanom obliku - makar to bila samo potvrdna e-poruka. Bez toga ste ublažili opomenu, a niste zaključali novu obvezu.
Jednostavan radni tijek za bolju pripremu ponuda
Odredite rok dospijeća na izvornom računu (30 dana zadana je vrijednost u Ujedinjenoj Kraljevini, 14 dana razumno je kod uhodanih odnosa).
Zakažite podsjetnike za 7., 14., 21. i 30. dan istog trenutka kad pošaljete račun - ne oslanjajte se na pamćenje za naplatu.
Koristite alat koji vam govori kada je račun otvoren. Šutnja na neotvoreni račun nije isto što i šutnja na otvoreni.
Držite svaki podsjetnik u istom nizu e-poruka kako bi trag dokaza ostao cjelovit ako eskalirate.
Nakon 45. dana prihvatite odnos troška i koristi te predmet ili predajte agenciji za naplatu ili otpišite račun - naplata u vlastitom aranžmanu nakon 60. dana rijetko vrati više nego što košta.
Stupnjevana eskalacija kod zakašnjelog plaćanja gotovo uvijek vrati novac. Klijenti koji odgovore na poruku 7. dana plate unutar tjedna. Oni koji odgovore na poruku 14. dana plate unutar dva tjedna. Službena opomena 30. dana pokupi ostatak. Ono što je preostalo 45. dana ionako vam nije namjeravalo platiti.
Ono što samostalne obrtnike dosljedno sprječava da naplate nije formulacija poruke - to je nelagoda oko slanja one prve. Zakazani podsjetnik koji sedmog dana izlazi automatski uklanja taj otpor u cijelosti.
Česta pitanja
Koliko dugo čekati prije naplate dospjelog računa?
Sedam dana nakon roka dospijeća pravi je prvi poticaj za samostalne obrtnike u Ujedinjenoj Kraljevini. Ranije od toga riskira da djelujete agresivno (klijent je možda doista odobrio plaćanje, ali ono još nije sjelo). Kasnije od toga i račun tiho klizne niže na njegovu popisu prioriteta.
Mogu li doista naplatiti kamatu prema Zakonu o zakašnjelom plaćanju?
Da - za račune između poduzetnika. Zakonska zatezna kamata iznosi 8% iznad osnovne stope koju određuje "Bank of England", a obračunava se svakodnevno od dana nakon dospijeća računa. Uz to i fiksna naknada za troškove od 40 £, 70 £ ili 100 £ ovisno o veličini računa. Propis se ne primjenjuje na privatne potrošače, nego samo na druge poduzetnike (uključujući društva s ograničenom odgovornošću, samostalne obrtnike i ortaštva).
Da nazovem klijenta koji kasni s plaćanjem ili da mu pošaljem e-poruku?
E-poruku za prva tri podsjetnika, kako biste imali pisani trag dokaza. Telefonski poziv između 21. i 30. dana može otkočiti plaćanje ako klijent izbjegava e-poštu - ali službena opomena i nakon toga mora otići u pisanom obliku kako bi pravni zapis ostao sačuvan.
Mogu li na račune dodati odredbu o kazni za zakašnjelo plaćanje?
Možete - mnogi samostalni obrtnici u podnožju računa navode standardnu formulaciju poput "na iznose neplaćene 30 dana od datuma računa obračunava se kamata u visini 8% iznad osnovne stope". Ako to učinite, ne treba vam zaseban poziv na Zakon o zakašnjelom plaćanju - uvjeti vašeg računa već ga ugrađuju. Provjerite je li ta formulacija bila na izvornom računu koji je klijent prihvatio, a nije dodana naknadno.
Kada račun predati agenciji za naplatu?
Nakon 45. do 60. dana, ako je službena opomena zanemarena. Većina dugovanja samostalnim obrtnicima koja prežive dopis 30. dana neće biti plaćena zbog vaše pete naplate. Ugledna britanska agencija za naplatu potraživanja obično uzima proviziju od 15-25% na ono što naplati i plaća se samo u slučaju uspjeha.
Povezani resursi
Istražite relevantne stranice proizvoda, vodiče za obrte i prateće članke kako biste izgradili ovaj radni tijek u svojoj tvrtki.
Povezane PaidProper značajke
Istražite područja proizvoda koja podržavaju ovaj radni tijek od prve klijentove poruke do odobrene ponude.
PaidProper pomaže obrtnicima da projektne medije, komunikaciju s klijentima i ponude drže na jednom mjestu kako bi posao brže napredovao od prvog upita do odobrene ponude.